Przechowywanie dokumentów w biurze

Segregatory

Dokumenty w biurach przechowuje się w segregatorach, a te z kolei muszą trafić do szafek, a czasem na regały. Oczywiście przy dużej ilości dokumentów zalecane jest, aby znajdowały się one w specjalnej szafie na akta, która jest zamykana. Ma to ogromne znaczenie szczególnie w kontekście RODO.

Z pewnością jednak odpowiedniego traktowania dokumentów wymaga się chociażby od biura księgowego, przed wyjściem z pracy należy włożyć każdy segregator do szafki i później odpowiednio ją zamknąć, aby mieć pewność, że do znajdujących się tam danych nie mają dostępuj osoby trzecie.

Opisywanie segregatorów

Okazuje się jednak, że na segregatorach, w których przechowujemy dokumenty nie powinniśmy odnotowywać danych osobowych klienta, a co najwyżej nazwę jego firmy. Jeśli szafka z dokumentami będzie otwarta lub stoją one na regale i wejdzie inny klient, to pewna część danych osobowych zostaje mu ujawniona. Pamiętajmy więc, aby na segregatorach nie zawierać nadmiernie dużo informacji.

Czego unikać?

Przede wszystkim w biurach, które przechowują dokumenty i dane swoich klientów powinny znajdować się specjalne szafy, w których będzie można je z powodzeniem zamknąć i uniknąć problemów związanych z rozpowszechnianiem danych. W związku z czym powinniśmy unikać wstawiania odsłoniętych regałów do biura, na których każdy segregator wraz z opisem będzie widoczny już na pierwszy rzut oka. Nie powinniśmy również pozostawia otwartych segregatorów innych klientów.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *