Dokumenty w biurach przechowuje się w segregatorach, a te z kolei muszą trafić do szafek, a czasem na regały. Oczywiście przy dużej ilości dokumentów zalecane jest, aby znajdowały się one w specjalnej szafie na akta, która jest zamykana. Ma to ogromne znaczenie szczególnie w kontekście RODO.

Z pewnością jednak odpowiedniego traktowania dokumentów wymaga się chociażby od biura księgowego, przed wyjściem z pracy należy włożyć każdy segregator do szafki i później odpowiednio ją zamknąć, aby mieć pewność, że do znajdujących się tam danych nie mają dostępuj osoby trzecie.

Opisywanie segregatorów

Okazuje się jednak, że na segregatorach, w których przechowujemy dokumenty nie powinniśmy odnotowywać danych osobowych klienta, a co najwyżej nazwę jego firmy. Jeśli szafka z dokumentami będzie otwarta lub stoją one na regale i wejdzie inny klient, to pewna część danych osobowych zostaje mu ujawniona. Pamiętajmy więc, aby na segregatorach nie zawierać nadmiernie dużo informacji.

Czego unikać?

Przede wszystkim w biurach, które przechowują dokumenty i dane swoich klientów powinny znajdować się specjalne szafy, w których będzie można je z powodzeniem zamknąć i uniknąć problemów związanych z rozpowszechnianiem danych. W związku z czym powinniśmy unikać wstawiania odsłoniętych regałów do biura, na których każdy segregator wraz z opisem będzie widoczny już na pierwszy rzut oka. Nie powinniśmy również pozostawia otwartych segregatorów innych klientów.